Welk Administratiekantoor?

Als je geen verstand hebt van administratie en dit gedeelte van je onderneming liever uitbesteedt, of je doet het al zelf doet maar de administratie is je teveel geworden dan kun je hiermee naar een administratiekantoor. Hoe vind je nu een administratie kantoor dat bij jou past?

Als je je liever niet in je administratie verdiept kun je delen hiervan uitbesteden. Je kunt jezelf verhuren via payroll, bijvoorbeeld via verloning.nl, maar je kunt ook een boekhouder inschakelen. Een boekhouder is tegenwoordig wel wat meer dan alleen iemand die de administratie regelt. Als je dit gedeelte ook wilt uitbesteden kom je al snel bij een administratiekantoor terecht waar zowel een goede boekhouder, als administratieve medewerkers voor je aan de slag kunnen.

Het kan lastig zijn om te bepalen of het administratiekantoor dat jij op het oog hebt, ook echt het beste administratiekantoor is voor jouw onderneming. Dat is per bedrijf en ondernemer verschillend. Om te beginnen is het belangrijk dat er een persoonlijke klik is. Dat jij jouw bedrijfscijfers durft te laten beoordelen door dit kantoor. Vaak is dit de laatste en doorslaggevende factor. Maar hoe maak je nu die eerste selectie?

Kosten administratiekantoor

Beoordeel een administratiekantoor op de eerste plaats niet op de kosten. Aan de andere kant is het niet meer dan logisch dat je een kantoor dat voor jou de cijfers op orde brengt deels ook afrekent op cijfers. De administratie kost al genoeg tijd en geld en het moet daarom niet teveel geld kosten. Online kun je gemakkelijk offertes opvragen van kantoren uit de regio.

Het uitbesteden van de administratie voor een gemiddelde eenmanszaak zonder personeel is meestal mogelijk tussen de duizend en vijftienhonderd euro per jaar. Je mag dan verwachten dat de omzetadministratie periodiek bij de Belastingdienst wordt aangeleverd en er ondersteuning wordt geboden zodat de ondernemer zelf de inkomstenbelasting bij de Belastingdienst kan indienen.

Uurtarief van een administratiekantoor

Bovenstaande kosten zijn gebaseerd op een uurtarief van rond de 50 euro per uur, al wordt er soms met een totaaltarief, en dus niet met een uurtarief gerekend. Ook is het afhankelijk van de werkzaamheden. Wordt er ook advies verwacht? Dan zal het tarief stijgen. Aan de andere kant hoef je je bij een administratiekantoor dat een goedkoper tarief biedt niet meteen zorgen te maken. Al is de kans dan wel groot dat er ook wat van jou verwacht wordt.

Bijvoorbeeld dat je zelf de facturen in een spreadsheet-overzicht zoals Excel plaatst waardoor het uitbestede werk vooral bestaat uit een kleine controle. Duurder kan uiteraard ook. Als je veel facturen hebt, verschillende btw-tarieven hanteert, veel met het buitenland zaken doet en wat andere meer tijdrovende zaken in de administratie hebt zitten.

Branchekennis

Een administratiekantoor is, gespecialiseerd in alles dat bij de financiële administratie van ondernemingen komt kijken. In jouw werk zijn ze dus niet gespecialiseerd. Toch kan het handig zijn als er wel wat basiskennis aanwezig is over jou branche onderneming. Soms zijn er branche-specifieke belastingvoordelen te behalen bijvoorbeeld. Soms zijn er zelfs kortingen mogelijk. Brancheorganisaties raden om die reden soms specifieke administratiekantoren aan.

Expertise

Het ene kantoor is het andere niet. Zo zijn er de grote administratiekantoren die jij als ondernemer vast ook wel eens bij naam gehoord hebt. Zoals PWC, Deloitte of KPMG bijvoorbeeld. Deze kantoren hebben een enorme expertise van belastingen en administratie en enkele van de mensen van deze bedrijven zijn per wet erkend omdat zij een examen hebben afgelegd tot accountant.­

Voor de kleinere ondernemer en of ZZPér zonder personeel is dat echter lang niet altijd noodzakelijk. Soms bestaat de administratie maar uit enkele facturen per maand die ook nog eens regelmatig naar dezelfde klanten gestuurd worden. Dan is de expertise natuurlijk nog steeds niet verkeerd maar mogelijk wel wat overbodig. Een simpele maar enthousiaste boekhouder is dan voldoende.

Locatie van het kantoor

Zeker als je ook advies wilt bij de inkomstenbelasting of mogelijk gaat groeien met de onderneming is het gewoon handig om een administratiekantoor te kiezen dat eventueel te bezoeken is als je echt even een dagje wilt kunnen sparren. Maar als je geen directe grote groeiambities hebt, en eigenlijk alleen iemand zoekt die jouw administratie controleert of helpt met een aangifte, dan is de locatie natuurlijk minder van belang. Al zijn er meestal meer dan honderd administratiekantoren per provincie, dus is er ook vast wel een goed kantoor in jouw regio te vinden.

Online administratiekantoor

De meeste ondernemers werken graag met een administratiekantoor uit de buurt. Toch kun je je afvragen hoe belangrijk het is dat het bedrijf in jouw regio gevestigd is. Het is natuurlijk fijn dat je bij problemen kort kan schakelen door even bij elkaar te komen. Zeker als je bedrijf groter wordt en je regelmatig advies nodig hebt over een financiering, overname, buitenlandse regelgeving of andere lastige zaken.

Maar de gemiddelde zzp’er zal vooral hulp willen bij de aangifte, en dat kan prima online.

Voor die ondernemers zijn er administratiekantoren die helemaal gedigitaliseerd zijn. Jij maakt zelf de facturen en betaalt zelf de rekeningen, maar verder kunnen zij alles uit handen nemen. Je boekhouding wordt regelmatig even gecontroleerd en alle belastingaangiftes worden digitaal geregeld.

Opgeruimd staat netjes

De veiligheid van je administratie staat boven alles. Nu ben jij, en voor een administratiekantoor zal dit nog sterker gelden, dit al verplicht via de wetgeving. Door privacywetgeving ben je verplicht om facturen netjes op te bergen, zodat onbevoegden er niet bij kunnen. Heb je online een mooie website gevonden of zit er een administratiekantoor bij je in de buurt en ben je benieuwd of dit een goede keuze zou kunnen zijn? Ga dan eens langs.

Garanties zijn wederom lastig maar gevoelsmatig krijg je toch al snel een beeld hoe het met die toegang voor onbevoegden gesteld is. Je ontdekt al snel of het administratiekantoor de boel op orde heeft. Zijn de bureau’s netjes, slingeren er nergens allerlei mappen en facturen rond en geeft het administratiekantoor een betrouwbare indruk?

Vooral een goede klik

Uiteindelijk zal de keuze voor een administratiekantoor intuïtiefs gemaakt worden. Met welk kantoor en welke persoon heb jij de beste klik? Administratie is voor veel ondernemers niet het leukste werk en als je dan bij vragen of andere onduidelijkheden een persoon tegenover je hebt zitten met wie het helemaal niet klikt wordt dit er niet beter op.

Je hoeft echt niet de beste vrienden te worden met de mensen aan wie jij de administratie hebt uitbesteed maar een beetje een persoonlijke klik is meer waard dan welke korting, branchekennis of expertise dan ook!